res/picbase/BO-PLUS/Logo_BO_Plus5.jpg

Projektraum

res/picbase/BO-PLUS/Zusammenarbeit.jpgDer Projektraum ist der Arbeitsbereich für die Mitarbeiter von Vorhabenträger und Verfahrensführer. Er ist passwortgeschützt und nur mit einer entsprechenden Berechtigung zugänglich. Eine ausgeklügelte Benutzerverwaltung stellt sicher, dass jeder nur auf das zugreifen kann, was er selbst erstellt hat oder von anderen jeweils für ihn freigeschaltet wurde. Auf diese Weise wird auch die Zusammenarbeit von Vorhabenträger und Verfahren führender Behörde gesteuert.

Im Projektraum können beliebig viele Fachleute gemeinsam an den Erwiderungen zu den abgegebenen Stellungnahmen arbeiten - auch wenn ihre Arbeitsplätze räumlich weit von einander entfernt sind.

Im Projektraum stehen alle erforderlichen Werkzeuge und Funktionen online zur Verfügung, die für die Verwaltung und Auswertung der Stellungnahmen, die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander, die Bearbeitung und Formulierung der Erwiderungen und die Ausgabe als PDF oder Ausdruck erforderlich sind.

Auswertung

Die Darstellung der Stellungnahmen erfolgt in tabellarischer Form im Projektraum (Bild). Von hier aus kann eine große Anzahl von ausgeklügelten Werkzeugen verwendet, mit denen die eingegangenen Stellungnahmen ausgewertet werden können.

Der zentrale, schnelle und direkte Zugriff auf alle eingegangen Stellungnahmen erfogt über den Projekt-Explorer (Bild). Der Projekt-Explorer gruppiert die Stellungnahmen nach einer Vielzahl von relevanten Merkmalen und sorgt so für eine hervorragende Übersichtlichtkeit. 

So kann man z.B. auf einen Blick erkennen, wieviele Stellungnahmen noch zu bearbeiten sind, welche Stellungnahmen welchen Schlagworten zugeordnet sind oder welcher Mitarbeiter welche Stellungnahmen zu bearbeiten hat. Der Status einer Stellungnahme, ihre Verschlagwortung oder die Weiterleitung an Kollegen (bei Bedarf mit Fristsetzung und Angabe von Prioritäten) kann ganz einfach per Drag & Drop verändert werden. Über ein Kontextmenü sind zahlreiche weitere Funktionen verfügbar.

Im Eingangskorb(Bild) werden die Stellungnahmen angezeigt, die neu eingegangen sind während die Sicht Geänderte Stellungnahmen solche anzeigt, die eine Veränderung erfahren haben. Die Kriterien für beide Sichten sind veränderbar.

Mit Hilfe der Schnellsuche (Bild) kann direkt von der Tabelle nach beliebigen Textstellen gesucht werden und zu Stellungnahmen mit einer bestimmten ID gesprungen werden.

Der Abfrage-Manager (Bild) ermöglicht das einfache Erstellen von Abfragen mit einer beliebigen Kombination von Abfrageparametern. In Verbindung mit frei kombinierbaren Sortierkriterien können Sie so individuelle und auf die persönlichen Anforderungen zugeschnittene Abfragen anlegen und abspeichern.

Die Verschlagwortung (Bild)ist ein mächtiges Werkzeug zur flexiblen Kategorisierung von Stellungnahmen. Damit können die Stellungnahmen in individuelle Rubriken einsortiert werden, unabhängig von der Zuweisung der Stellungnahmen zu Kapiteln des Verfahrenstextes. Beliebige Schlagwortkategorien und dazugehörige Schlagwortlisten können angelegt werden. Außerdem können Schlagwortlisten (Themenkataloge) importiert werden und für die individuelle Verschlagwortung verwendet werden.

Mit dem Analog-Editor (Bild) können die in Papierform eingegangenen Stellungnahmen in die Datenbank eingepflegt werden, damit sie zusammen mit den online übermittelten Stellungnahmen ausgewertet werden können. Darüber hinaus verfügt BO.PLUS über eine Import-Schnittstelle, über die größere Mengen eingescannter Stellungnahmen in die Datenbank importiert werden können.

Die Projektkennzahlen (Bild) und die Aktivitäts-Übersicht (Bild) ermöglichen ein umfassendes Realtime Monitoring des Projektes. Ergänzt wird dies durch spezielle Abfragen zum Projekt.

 

Import von analogen Stellungnahmen

Bei umfangreichen Beteiligungsverfahren gehen mehr oder weniger viele Stellungnahmen in Papierform ein. Diese einzeln von Hand einzupflegen würde eine sehr großen Aufwand darstellen. Daher haben wir eine Importschnittstelle entwickelt, über die sich diese Stellungnahmen automatisiert in die Datenbank einlesen lassen. Dazu werden die papiernen Stellungnahmen eingescannt und mit Hilfe einer leistungsfähigen OCR-Software in Text umgewandelt. Dieser Text wird dann zusammen mit den Absenderdaten in die Datenbank importiert und die Original-PDF-Datei als durchsuchbares PDF an den Stellungnahme-Datensatz angehängt. Dadurch ist dessen Inhalt jederzeit einsehbar.

Kommunikation

Der Projektraum bietet verschiedene Möglichkeiten der Kommunikation und Zusammenarbeit der Bearbeiter untereinander. Dabei können nicht nur die Bearbeiter einer Institution untereinander Informationen austauschen sondern auch Mitarbeiter verschiedener Institutionen. Dies erlaubt einen gleichzeitigen Zugriff aller Mitarbeiter auf die eingegangenen Stellungnahmen.

Durch sehr fein abgestufte Lese- und Schreibberechtigungen (Bild) ist gewährleistet, dass jeder Mitarbeiter einer Institution immer nur das lesen bzw. bearbeiten kann, was er selbst geschrieben hat oder was von anderen für ihn freigeschaltet wurde. Der Administrator einer jeden Institution kann neue Felder anlegen (Bild) und festlegen, ob diese nur den eigenen Mitarbeitern oder auch denen der anderen Institutionen zugänglich sind.

In speziellen Entwurfsfeldern (Bild), die nur der jeweiligen Institution oder sogar nur einzelnen Personen zugänglich sind, kann gemeinsam an Formulierungen gearbeitet werden, bevor sie einer anderen Institution zugänglich gemacht werden.

Über eine Kopierfunktion (Bild) können die Inhalte von einem Entwurfs-Feld in ein "öffentliches" Feld übertragen werden.

Mit der Eingabe des nächsten Bearbeiters (Bild) wird eine Stellungnahmen an einen anderen Bearbeiter weiter geleitet.

Erwiderung

Die Erarbeitung von korrekten und verständlichen Erwiderungen zu den abgegebenen Stellungnahmen ist eigentlich die entscheidende Aufgabe für die Bearbeiter von Vorhabenträger und Verfahrensführer. Die inhaltliche Bearbeitung kann BO.PLUS leider nicht leisten - es kann aber die Bearbeiter mit zahlreichen leistungsfähigen Werkzeugen unterstützen.

Mit einem Text-Editor (Bild) können Kommentare, Entwürfe und Erwiderungen formuliert und formatiert werden. Es können auch Texte aus anderen Programmen eingefügt werden.Dabei entscheidet der jeweilige Bearbeiter, ob seine Texte während der Bearbeitung von anderen Personen gelesen wedren können oder nicht.

Durch den Einsatz von vorformulierten und zentral verfügbaren Textbausteinen (Bild) in beliebiger Länge wird die systematisiert und deutlich beschleunigt.

Häufig müssen ähnliche Stellungnahmen mit der selben Erwiderung versehen werden. Dies erfolgt mit der Mehrfachzuweisung (Bild) mit deren Hilfe nach einer ausgeführten Suche alle gefundenen Stellungnahmen die selbe Erwiderung bekommen. Eine integrierte, leistungsfähige Suchen- und Ersetzen-Funktion (Bild) ermöglicht außerdem das gezielte Austauschen von bestimmten Texten oder Textteilen in allen selektierten Stellungnahmen.

Wenn Stellungnahmen, die mehrere Argumente enthalten zur systematischen Weiterbearbeitung in Einzelargumente zerlegt werden sollen, hilft der Zerteilungs-Editor (Bild). Die entnommenen Textstellen werden dabei farbig markiert.

Ausgabe

Die im Projektraum standardmäßig in tabellarischer Form dargestellten Stellungnahmen und Erwiderungen lassen sich mit Hilfe der Ausgabemöglichkeiten von BO.PLUS in verschiedenen Formatierungen als PDF- oder Word-Dateien ausgeben und ausdrucken.

Einzelne Stellungnahmen, eine Auswahl oder alle Stellungnahmen lassen sich direkt als Standard-PDF-Dokument (Bild) ausgeben, das alle angezeigten Felder sowie alle Zusatzinformationen wie Verschlagwortung, Status oder Datenart enthält.

Weitere Filterungen, Sortierungen und Gruppierungen sind mit Hilfe der Berichte (Bild) möglich. Mit dem Berichts-Assistenten können einmal erstellte Berichts-Definitionen abgespeichert und als Vorlagen jederzeit mit neuen Daten wiederholt ausgeben werden.

Nach Beendigung des Verfahrens werden die Ergebnisse in der Regel als Synopse (Bild) veröffentlicht. Die Synopsen werden als Word-Dokumente mit Inhaltsverzeichnis, Deckblättern etc. abgespeichert und können in diesem Format weiter bearbeitet werden. Mit einem Synopsen-Assistenten können Überschriften, Sortierungen und Gruppierungen sowie Kopf- und Fußzeilen festgelegt werden.